(17)自分を知ってもらう。上司との個別面談

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 今回のテーマは上司との面談です。面談は多くの自治体で年度当初と年度末に行われることが多いです。上司が年初に職員の仕事への考えや悩みなどを聞き、お互いに情報を共有しながら課題解決に取り組み、年度末に成果を確認する。この流れは分かりやすいのですが、実はこれも問題だらけ。そのあたりのことを掘り下げていきたいと思います。

■個別面談の基本的な仕組み

 個別面談は年度当初(4・5月)と年度末(2・3月)の概ね年2回程度行われることが多いようです。戸籍や国保、課税など大所帯の職場となると課長と部下が直接話すことは滅多にありません。名前すら覚えてもらえないこともあります。

 
 その一方で、上司としては部下のことをもっと知りたいと考えています。そこで面談では、以下のような項目についてお放しすると良いかと思います。


〇仕事や職場の人間関係などに対する悩みや相談。


〇力を入れていきたい分野、習得したいスキル・資格など。(→ 研修への参加や資格のために休みがとりやすくなります)


〇生活面で配慮を希望すること(例:親の介護で休暇をとることがある など)


〇(ザックリでも良いので)こんなキャリアプランを考えている。


 また、上司の自身に対する期待を聞いてみるのもお勧めです。上司の期待と自分が注力すべきことが一致していると仕事が進めやすくなります。


 最後に、どうしても伝える必要があれば別ですが(ハラスメントなど)、この場で人の陰口を言うことはお勧めしません。

■制度面の課題

 個別面談の概要だけ見ると、職員と上司が情報を共有し、上司が職員の成長を支援しやすくする良い制度のように見えますが、問題点も多数あります。


〇個別面談を行うための、面談シートを作成するのに時間を要する。


〇面談が乱立している。個別面談のほかに、人事評価結果を伝える面談、異動希望に関する自己申告面談があり、つど面談シートを作成する必要がある(内容も重複している)。


〇個別面談で本人が力を入れて取り組むといったことが、必ずしも人事評価につながらない。
→区役所が個々の目標と人事評価を連動させていないためです。何に力を入れればよいのか明確にするためにも、上司から自分への期待を聞いておくことは効果的です。

■私の経験

 最後に個別面談に関する私の経験、特に退職を決意した一番最後の職場についてお話ししようと思います。当時の私は極度にモチベーションが落ち、上司との信頼関係は少なくとも私の中にはありませんでした。

 この信頼関係のない中での個別面談は地獄です。伝えたいことは山のようにあるのに、それが話せない。この1対1の空間から一秒でも早く抜け出したい。こんな前提で面談に臨んでは、まず当初に期待した効果を得ることはできないでしょう。

 私は課長からよくお叱りを受けてましたが、面談の時「学生の頃からこんな感じだったの?」・「自信がないなら(係長)降格制度もある」と言われたのは、大変ショックでした。

 一方で参考になった、上司が面談で部下から聞き取った私(係長)に対する要望です。2点ありました。

①時々文書決裁が係長のところで止まって、業務の進捗に支障をきたすことがある。

②すごい疲れている(悩んでいる)表情を見せることがあり、心配になることがある。

 上記①・②にならないように日々取り組んでいたつもりなのですが、難しいものですね。今思えば、本当に私は課長からよくお叱りを受けたので、部下もいい気持ちでは見ていなかったでしょうね。

 個別面談について色々と掘り下げてきましたが、一つ言えるのはあまりこれを重たく考える必要はありません。人事評価と連動するわけではないので、上司に知ってもらいたいことをちょこっと話すくらいの感覚で十分です。面談を通じて上司と少しでも良い関係を築けるといいですね。

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